Приказ на возврат подотчетной суммы

Содержание статьи:

Подотчетные средства: порядок выдачи и возврата

Подотчетные средства, а именно порядок оформления их выдачи и возврата, актуальны до сих пор. Напомним в статье основные моменты работы с подотчетниками.

Как оформить выдачу в подотчет

Основной документ, определяющий, как выдать деньги в подотчет, — это Указания № 3210-У. На основании пп. 6.3. п. 6 Указания деньги выдаются на основании распоряжения руководителя (в приказе обязательно указываются Ф.И.О. сотрудника, сумма к выдаче, срок возврата) или заявления подотчетного лица с визой руководителя о сумме и сроке ее возврата. Данный порядок обязателен как при выдаче наличных через кассу, так и при перечислении денег на счет подчиненного со счета организации.

Выдача наличных оформляется РКО, порядок оформления которого установлен в пп. 4.2., 4.3. п. 4 Указания № 3210-У. Подотчетные деньги выдаются из кассы только после подписи получающего их сотрудника на РКО (пп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У). Выдача денег из кассы оформляется в учете проводками Дт 71 Кт 50.

Перечисление денег со счета на счет имеет свою специфику.

  1. Либо в учетной политике, либо в ином локальном акте необходимо прописать возможность выдачи в подотчет как наличных, так и безналичных средств.
  2. В заявлении или в приказе руководителя обязательно следует указать способ выдачи денег: в безналичном порядке с расчетного счета организации (указать реквизиты счета) на зарплатную или личную карту сотрудника (указать реквизиты счета, данные карты).
  3. Чтобы избежать вопросов налогового органа о характере поступления на карту физлица, в назначении платежа необходимо более подробно указать основание перечисления с указанием реквизитов заявления или приказа на выдачу подотчетных средств.

Как отчитаться за подотчетные деньги

При получении наличных авансовый отчет (форма АО-1) об их использовании должен быть предоставлен в течение трех дней после:

  • дня истечения срока, на который они выданы (срок указан в заявлении или Приказе);
  • дня выхода на работу.

При перечислении денег безналом такого срока не установлено. Поэтому для своевременной отчетности и исключения рисков признания полученных средств в качестве дохода физлиц с начислением на них НДФЛ в той же учетной политике или локальном акте (документ, которым установлена возможность перечисления денег в подотчет со счета на счет) нужно указать срок для предоставления авансового отчета. Например:

К авансовому отчету сотрудником, получившим деньги любым способом, прикладываются документы, подтверждающие его расходы на нужды предприятия (чеки, БСО, квитанции, накладные, проездные билеты, др.). Перечисляются подтверждающие расходы документы на оборотной стороне авансового отчета.

Главный бухгалтер проверяет авансовый отчет и приложенные к нему документы в срок, установленный внутренним документооборотом предприятия. После прохождения проверки главным бухгалтером авансовый отчет утверждается руководителем, и приобретенные сотрудником товары (работы, услуги) отражаются в учете проводками Дт 10 (08, 20, 26, 44, 60, 76 ) Кт 71.

Если у сотрудника остались неизрасходованные деньги, они возвращаются предприятию и отражаются проводками:

  • Дт 50 Кт 71 (при внесении в кассу);
  • Дт 51 Кт 71 (при перечислении денег на счет организации с обязательным указанием в назначении платежа: возврат подотчетных сумм).

Если выданных денег не хватило, и сотрудник рассчитывался своими сбережениями, ему необходимо компенсировать расходы, выдав перерасход по авансовому отчету Дт 71 Кт 50 (51).

Если выданные в подотчет деньги не возвращены в срок, в учете делается проводка Дт 94 Кт 71 или Дт 70 Кт 71 — подотчетные суммы удержаны из зарплаты.

Удержание происходит в течение месяца после истечения срока для возврата подотчетных сумм на основании приказа руководителя об удержании. Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом и дать письменное согласие на удержание суммы (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0). На невозвращенные и неудержанные из зарплаты суммы начисляются страховые взносы, НДФЛ не начисляется.

Взыскать с директора подотчетные денежные средства необходимо в порядке, аналогичном для всех сотрудников и описанном в статье.

Как составить приказ на выдачу подотчетных сумм

Такая кассовая операция, как получение денежных средств подотчетным лицам, зачастую связана с нарушением финансовой дисциплины в компании. Чтобы не допустить такой ситуации, вам следует четко регламентировать порядок выдачи денег в подотчет. Мы расскажем, какие для этого нужны документы, и дадим образец приказа на выдачу подотчетных сумм (2017).

Образец новых приказов на подотчет

Все организации, в соответствии с ч. 1 ст. 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязаны организовать внутренний контроль за осуществлением хозяйственных операций. В полной мере это относится и к выдаче денежных средств так называемым подотчетникам. В компании должно быть четкое понимание, кому, на каком основании, на какой срок выдавать деньги, когда должны отчитаться работники. Наладить или укрепить финансовую дисциплину в работе с подотчетниками вам поможет предлагаемый в статье образец приказа на подотчетные суммы (будут даны 2 варианта документа).

Общий приказ о назначении подотчетных лиц

Отметим, что с 19 августа 2018 года получить деньги работники могут не только на основании заявления, но и на основании распорядительного документа организации (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

Если в компании деньги выдаются периодически одним и тем же сотрудникам, эти операции следует упорядочить, установив перечень лиц, которые имеют право получать денежные средства на постоянной основе. Можно установить лимиты по суммам и срокам предоставления авансов. Чтобы не издавать отдельный приказ о сроках отчета по подотчетным суммам, можете этот важный момент тоже отобразить в едином документе.

Образец приказа о подотчетных лицах, 2018

Преимущества такого способа регулирования кассовой дисциплины очевидны:

  • бухгалтерия «в курсе», кому и сколько можно выдать денег;
  • работники заранее планируют свои расходы;
  • работники (в отличие от бухгалтера, не всегда осведомленные о сроках отчета по авансу) под подпись ознакомлены со сроками предоставления авансового отчета;
  • оптимизируется документооборот: не нужно писать заявление на каждый аванс.

Если в вашей фирме деньги из кассы выдаются эпизодически или понадобилось выдать средства сотруднику, не указанному в общем документе, то вам больше подойдет распоряжение на выдачу сумм для разового случая.

Образец распоряжения о разовой выдаче денежных средств из кассы

Напомним, что для разового получения сотрудником денег подойдет и заявление работника, как это было до 19 августа 2018 года. Но приведенный нами пример позволит вам более детально урегулировать срок предоставления авансового отчета, назначить ответственного (бухгалтера), контролирующего отчетность по выданным авансам. Да и сам факт издания распоряжения руководства и ознакомления с ним создаст у работника более значительное чувство ответственности, чем его заявление.

Порядок предоставления денег в подотчет и возврата остатка подотчетных сумм.

Сотрудник, которому выдали деньги в подотчет, должен отчитаться по ним в установленные сроки и при необходимости сдать остаток подотчетных сумм в кассу.

Т.к. в законодательстве Российской Федерации никаких ограничений о длительности срока, на который выдаются деньги в подотчет нет, то руководитель организации имеет право самостоятельно назначить сроки возврата подотчетных сумм. Например, несколько дней, месяц, квартал и т.д. В общем случае: в соответствии

с п.4.4 гл.4 «Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетами банка России на территории Российской Федерации» от 12 октября 2011г. (далее Положение), подотчетное лицо обязано не позднее трех рабочих дней по истечении утвержденного руководителем предприятия срока, на который выдаются деньги, или со дня выхода на работу предъявить авансовый отчет по израсходованной подотчетной сумме.

Пример . Офис-менеджер ООО «Березка» И.В.Беликова 1 марта 2013 года получила в кассе организации 2000 руб. в подотчет на оплату ремонта принтера. В резолюции руководителя на заявлении о предоставлении денег в подотчет указано, что деньги выданы ей на 20 дней. Т.о. срок, на который Беликовой выданы подотчетные деньги, истечет 20 марта 2013года.

В течение трех рабочих дней, то есть не позднее 23 марта 2013года, Беликова должна будет представить в бухгалтерию авансовый отчет.

На практике работник из полученных денег в подотчет может оплатить хозяйственные расходы предприятия в меньшей сумме, чем та, которую ему выдали, либо в течение срока, на которые ему были выданы наличные деньги в подотчет, не осуществить и не оплатить никаких хозяйственных расходов. В первом случае работник составляет и предоставляет в бухгалтерию организации авансовый отчет и производит окончательный расчет, т.е. возвращает остаток подотчетных сумм. Во втором случае работник возвращает в кассу остаток подотчетных сумм и авансовый отчет не составляет.

Вполне возможна ситуация, когда работник не отчитывается в установленный срок по подотчетным суммам и уходит в отпуск.

Ситуация1. Работник не отчитался в установленный срок ушел в отпуск, после окончания отпуска вышел на работу.

В этом случае, когда он вернется с отпуска, предельный срок, установленный руководителем, для отчета, может закончиться. Налоговых последствий по НДФЛ данная ситуация не несет, т.к. право собственности на полученную в подотчет сумму к работнику не переходит и данные подотчетные деньги его доходом являться не будут. (ст.41 и ст.210 НК РФ). После выхода сотрудника на работу необходимо потребовать, что бы он отчитался за неиспользованные подотчетные деньги и остаток подотчетных сумм сдал в кассу.

Пока сотрудник не отчитается по ранее полученным средствам и не вернет остаток неиспользованного аванса, ему нельзя выдавать новые суммы под отчет согласно Положению о порядке ведения кассовых операций.

Если сотрудник не возвращает деньги добровольно, то организация может вернуть их путем принятия решения об удержании из заработной платы указанного сотрудника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса. При этом должно выполняться условие, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания ( ч.3 ст.137 Трудового кодекса).

Решение оформляется, как правило, в форме приказа или распоряжения. Унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено. В данной ситуации лучше руководствоваться Письмом Роструда от 9 августа 2007 г. N 3044-6-0.и получить письменное согласие работника на удержание.

При этом ст.138 Трудового Кодекса РФ ограничивает размеры удержания до 20% от заработной платы работника. Поэтому неизрасходованные подотчетные суммы будут удерживаться ежемесячно при каждой выплате заработной платы работнику, пока не будут погашены полностью.

Пример. Прораб ООО «Стройинвест» П.Н. Кузьмин получил 20 января 2013 г. в подотчет 6000 руб. на приобретение инструмента. Согласно распоряжения руководителя деньги выданы на срок 10 дней.Согласно п. 4.4 Положения отчитаться по израсходованным суммам следует в течение трех рабочих дней. Таким образом, сдать авансовый отчет в бухгалтерию и неизрасходованные подотчетные суммы в кассу ООО «Стройинвест» Кузьмин должен до 1 февраля 2013 г. включительно. 27 января 2012 г. Кузьмин приобрел необходимый инструмент. В бухгалтерию он сдал авансовый отчет, к которому приложил кассовый чек на сумму 4500. При этом остаток неизрасходованной подотчетной суммы — 1500 руб. (6000-4500) Кузьмин добровольно не вернул, а 28 января ушел в отпуск на 14 календарных дней. После выхода из отпуска деньги так же не были им возвращены.

16 февраля руководитель организации издал приказ об удержании 1500 руб. неизрасходованных подотчетных сумм из заработной платы Кузьмина. Кузьмин дал свое письменное согласие, что не оспаривает размера и оснований удержания из заработной платы. Заработная плата Кузьмина за февраль составила 20000 руб. Т.к. 1500 руб. меньше чем 20% заработной платы Кузьмина за февраль (20000*20%= 4000руб.), то из февральской заработной платы Кузьмина удержания неиспользованных подотчетных сумм были произведены в размере 1500 руб.

Решение об удержании из заработной платы работника остатка подотчетных сумм руководитель может принять только в течении месяца. Если руководитель пропустил этот срок или сотрудник не согласен с основанием и размерами удержания и сумма превышает среднемесячный заработок сотрудника, то в этом случае организации на основании ч.2 ст.248 ТК РФ может вернуть деньги только через суд. Обратиться в суд с иском о взыскании долга с работающего сотрудника можно в течение одного года со дня, когда этот сотрудник обязан был отчитаться за полученные деньги в подотчет ( ч. 2 ст. 392 ТК РФ ).

Конечно, работник может и сам обратиться к руководителю с заявлением об удержании из зарплаты долга по подотчетным суммам. В этом случае размер задолженности не важен, то есть сумма долга, удерживаемого из зарплаты, может превышать средний месячный заработок сотрудника. В этом случае нарушений положений статьи 248 Трудового Кодекса РФ не произойдет. Так же работник имеет право попросить об отсрочке или рассрочке платежа.

Ситуация 2. По окончании отпуска работник уволился, не погасив долг по подотчетным суммам.

Возможна ситуация, когда все расчеты с увольняющимся работником уже произведены, а его задолженность выявлена после окончательного расчета, поэтому организация не может удержать сумму долга по подотчетным суммам из его зарплаты. В данной ситуации взыскать задолженность с бывшего сотрудника работодатель сможет только через суд. Если работник устроился на другую работу, то погашать задолженность он будет по исполнительному листу.

Механизм возврата задолженности через суд достаточно сложный, затратный и не гарантирует организации положительного для нее решения. Поэтому достаточно часто при небольшой сумме долга организации отказываются от ее взыскания, т.е. «прощают» работнику долг. Статья 415 Гражданского Кодекса РФ предусматривает такой вариант освобождения должника от лежащих на нем обязательств. Так как ГК РФ не содержит специальных требований к форме прощения долга, то обычно такое решение оформляется приказом или распоряжением руководителя организации. Необходимо так же сообщить и бывшему работнику о том, какой долг, в каком размере и когда ему прощен.

В случае, когда организация не производит «прощения» долга и пытается его вернуть, то данная задолженность отражается в бухгалтерском учете организации. По окончанию срока исковой давности задолженность работника признается безнадежной к взысканию и списывается на финансовые результаты деятельности организации. Затем такая задолженность отражается за балансом в течении пяти лет.

Срок исковой давности по подотчетным суммам, которые бывший сотрудник не вернул, начинают отсчитывать по окончании срока, на который были выданы деньги. Это следует из п. 2 ст. 200 Гражданского кодекса. Срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ). При наличии оснований для прерывания срока исковой давности названный срок начинают отсчитывать заново (ст. 203 ГК РФ).

Пример. ООО «Стройинвест» выдало в подотчет 10 июня 2012г. завхозу И.И.Петрову 8000руб. на покупку хозяйственного инвентаря. Согласно, распоряжения руководителя подотчетные деньги на срок я на срок 30 дней.20 июня Петров уволился и по подотчетным суммам не отчитался, денежные средства в кассу предприятия не вернул.

Срок исковой давности по подотчетным суммам, которые Петров не вернул, ООО «Стройинвест» начало отсчитывать по окончании срока, на который были выданы деньги, — с 9 июля 2012 г.9 июня 2014 г. ООО «Стройинвест» закончит отсчитывать срок исковой давности при отсутствии причин для его прерывания и признает задолженность безнадежной к взысканию.

Удержание НДФЛ с уволившегося сотрудника.

Организация признается на основании ст.226 Налогового кодекса РФ налоговым агентом по НДФЛ, и при увольнении работника и наличии у него задолженности в виде ранее выданного аванса она обязана исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога в бюджет.

Для этого она должна предпринять все меры, предусмотренные действующим законодательством для возвращения денежных средств, которые были выданы работнику подотчет. В случае, когда это оказалось невозможным: например, с истечением срока исковой давности; принятием организацией решения о прощении долга работника, то датой получения бывшим работником организации дохода в виде невозвращенных сумм, выданных под отчет, будет дата, с которой такое взыскание стало невозможно, или дата принятия соответствующего решения о прощении долга.

Если организация не может удержать исчисленную у бывшего работника сумму НДФЛ, то в соответствии с п. 5 ст. 226 Налогового кодекса налоговый агент обязан не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме налога.

Учитывая все вышеизложенное рекомендую организациям регулярно проводить инвентаризацию задолженностей работников по подотчетным суммам. При выявлении просроченной задолженности требовать от работника в срочном порядке сдать авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы, либо если авансовый отчет сдан, а излишки денежных средств нет, то сдачу денежных средств в кассу. При начислении отпускных желательно проверять состояние расчетов с данным работником по подотчетным суммам и принимать соответствующие меры.

Выдаем денег в подотчет из кассы

Общие положения ведения кассовых операций

Порядок осуществления расчетов с подотчетными лицами целесообразно определить в локальном нормативном акте организации или ИП. Данный документ определяет круг подотчетных лиц, цели и сроки выдачи денег. А также сократит ряд вопросов со стороны подотчетных лиц, кассиров и контролирующих органов.

Порядок действий при выдаче денежных средств под отчет состоит из следующих этапов:

  1. Разрешение на выдачу денег под отчет (приказ или заявление).
  2. Выдача денег физическому лицу.
  3. Отчет по израсходованным суммам.
  4. Возврат неизрасходованных денег или погашение задолженности.

Приказ или заявление на выдачу денег в подотчет 2018

С 19.08.2017 выдача наличных денег работнику на расходы оформляется согласно распорядительному документу либо письменному заявлению подотчетного лица (п. 6.3 Указаний № 3210-У).

До вступления в силу изменений заявление должно было оформляться в обязательном порядке. В настоящее время заявление на подотчет 2018 применяется только по желанию организаций.

Заявление на выдачу денег в подотчет 2018 составляется в произвольной форме и содержит запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги. Заявление подписывает руководитель организации или ИП. Подпись руководителя является одновременно «разрешающей».

Физическое лицо в заявление может указать любую банковскую (зарплатную) карту для перечисления денежных средств (письмо Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781).

Образец заявления на выдачу подотчетных сумм 2018

Организации или ИП будут вправе выдавать деньги под отчет на основании внутреннего распорядительного документа. Форма документа выбирается самостоятельно, это может быть приказ, распоряжение или любой другой распорядительный документ о выдаче денежных средств.

Внутренний распорядительный документ должен обязательно содержать записи о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дата.

Образец приказа на выдачу подотчетных сумм

Выдача денег в подотчет из кассы 2018

Выдача подотчетных сумм работникам 2018 оформляется расходным кассовым ордером, составленным по форме КО-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88). РКО составляется в одном экземпляре.

Кассир организации составляет расходный кассовый ордер на основании внутреннего распорядительного документа или письменного заявления. В РКО в поле «Основание» следует указать документ, на основании которого производится выдача.

РКО по форме КО-2

ИП предоставлено право не составлять расходные и приходные кассовые ордера и, как следствие, не вести кассовую книгу (подп. 4.1 и 4.6 п. 4 Указания № 3210-У).

Подотчетные средства, выдача и отчет

Еще одно послабление законодательства, вступающее в силу с 19.08.2017, коснулось выдачи денег при наличии задолженности за сотрудником. Теперь можно не отслеживать наличие полного отчета за предыдущие подотчетные суммы, а выдать новую сумму в любой момент. Ранее, пока работник полностью не погасит предыдущий долг, выдавать под отчет было нельзя.

Напомним, что доходы с суммы экономии на процентах при получении заемных средств в части превышения размеров, указанных в п. 2 ст. 212 НК РФ, облагаются НДФЛ по ставке 35%.

Срок отчета

Остался без изменения срок отчета за полученные денежные средства. Подотчетное лицо обязано отчитаться в течение 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу (п. 6.3 Указаний № 3210-У).

Авансовый отчет оформляется по форме АО-1 и сдается главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю). К АО-1 прилагаются оправдательные документы. Авансовый отчет утверждается руководителем.

Возврат неизрасходованных денежных средств

В случае остатка неизрасходованных денежных средств, подотчетное лицо сдает их в кассу организации или ИП в срок, установленный руководителем. На сданные средства составляется приходный кассовый ордер по форме № КО-1 (п. 4.1 Указаний № 3210-У).

Согласно новым изменениям, квитанцию к электронному приходному кассовому ордеру можно направить на электронную почту подотчетного лица (п. 5.1 Указаний № 3210-У).

ПКО по форме № КО-1

Погашение задолженности по авансовому отчету

В случае превышение потраченной суммы денег над суммой, выданной под отчет, то работнику следует к авансовому отчету приложить заявление.

Основанием для возврата израсходованных работником денег является авансовый отчет, утвержденный руководителем организации и или ИП.

Погашение задолженности оформляется расходным кассовым ордером или перечисляется на карту работника.

Как по закону оформить удержание подотчетных сумм из заработной платы – образец приказа, заявления

По закону работник, получивший средства в подотчет обязан отчитаться о них не позже 3 дней. Это происходит после истечения срока, на который выданы деньги или после выхода на работу, если дата возврата пришлась на больничный, отпуск или командировку.

Зачастую на практике можно встретить ситуации, когда работники отчитываются на меньшую сумму, в результате у них образовывается задолженность перед организацией.

Если человек имеет возможность, он вносит сумму долга в кассу предприятия. В противном случае работодатель взыскивает ее с зарплаты.

Уважаемые читатели! Статья описывает типовые ситуации, но каждый случай уникальный.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — воспользуйтесь формой онлайн-консультанта в правом нижнем углу сайта или позвоните по прямым телефонам:

+7 (499) 653-60-72 доб.445 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 426-14-07 доб.394 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

Задайте вопрос бесплатно здесь — если вы проживаете в другом регионе.

Это быстро и бесплатно!

Можно ли удержать из зарплаты подотчет?

Ст. 137 ТК РФ дает право работодателю взыскать задолженность по неиспользованным подотчетным суммам.

Однако, для этого он должен совершить ряд последовательных манипуляций:

Удержать долг из заработной платы компания может.

Правда не всегда это получается сделать мирным путем, поэтому дело может закончиться и принудительным взысканием.

Читайте также:

Как взыскать средства с заработка работника?

Работодатель устанавливает для своего персонала срок, на который выдаются подотчетные суммы.

В течение 3 дней после его окончания работники должны представить в бухгалтерию авансовый отчет, подтверждающий фактическое расходование средств по назначению.

Если сотрудник в это время находился на больничном листе, в отпуске или командировке, авансовый отчет и возврат оставшихся средств он вправе осуществить по выходу на место труда.

Если у сотрудника остались неизрасходованные деньги, он просто вносит их в кассу предприятия. Однако не всегда все получается так гладко.

Иногда работник просто не в состоянии совершить возврат.

Тогда на основании согласия сотрудника и изданного приказа об удержании, бухгалтер может удержать подотчетную сумму с заработной платы в размере, не превышающем 20% от зарплаты за месяц. Данное ограничение устанавливает ст. 138 ТК РФ.

Разберем, как это выглядит на конкретном примере.

Исходные данные:

Кузин Иван Петрович поехал в командировку, ему в подотчет было выдано 10 тыс. руб.

Он вернулся раньше и отчитался с помощью авансового отчета только на сумму в 2 тыс. руб.

Соответственно, перед организацией у него образовалась задолженность по подотчетной сумме = 10000 – 2000 = 8000.

У работника не оказалось возможности вернуть деньги в кассу. Но он письменно согласился на ежемесячные удержания из зарплаты в размере 20%.

Начисленная заработная плата сотрудника за месяц составляет 25 тыс. руб.

Расчет:

Чтобы удержать долг, бухгалтер должен совершить следующие манипуляции:

  • Удерживает с заработной платы НДФЛ: 25000 – 25000 * 13% = 21750.
  • Рассчитывает максимальную сумму, которую можно взыскать с работника = 20% от зарплаты получается: 21750 * 20% = 4350.
  • После удержания части долга по подотчетной сумме на руки человек получит сумму = 21750 – 4350 = 17400.

Получается за 2 месяца с такой зарплатой бухгалтер взыщет всю задолженность.

Документы основания

Первичным документом, по которому выявляется задолженность работника по подотчетным суммам перед предприятием, является авансовый отчет формы № АО – 1, утвержденный работодателем.

Именно в нем отражаются выданные сотруднику суммы и подтвержденные документально расходы.

Однако нельзя только на основании авансового отчета взыскать с работника долг.

С этой целью, на основании письменного согласия работника издается приказ об удержании из зарплаты неизрасходованных подотчетных сумм.

Он и будет являться основанием для взыскания суммы долга.

Тогда документом – основанием будет выступать исполнительный документ: постановление суда или исполнительный лист.

Однако до момента получения такого документа пройдет как минимума месяца полтора, за это время сотрудник может успеть уволиться.

Тогда взысканием будет заниматься уже не работодатель, а судебный пристав-исполнитель — порядок удержания по постановлению судебных приставов.

Нужно ли согласие сотрудника?

По статье 137 ТК РФ удержания работодатель может производить из зарплаты работника, если последний не оспаривает основания и размеры удержаний. Поэтому, чтобы избежать проблем в дальнейшем рекомендуется заручиться письменным согласием работника.

Только при наличии заявления от сотрудника можно издавать приказ и производить взыскание.

Специальной формы письменного согласия законодательством не предусмотрено, он оформляется в свободной форме, но должно содержать всю значимую информацию.

Если согласие сотрудник не дает, работодателю придется обращаться в судебную инстанцию с требованием взыскать задолженность в принудительном порядке.

Приказ на удержание подотчетных сумм

Решение работодателя оформляется в виде приказа или распоряжения.

Конкретная форма приказа не утверждена на законодательном уровне, но в документ рекомендуется включить обязательные пункты:

  • название компании;
  • наименование бланка, в связи с чем составлен;
  • номер документа;
  • дата составления;
  • требование о взыскании задолженности по подотчетной сумме с обозначением размера удержания и личных данных должника;
  • с какой даты и в каком размере производить удержания с заработной платы;
  • на кого возлагается контроль за исполнением приказа;
  • подпись руководителя и работника, с которого будут производиться удержания;
  • указывается документ основание для оформления приказа: согласие работника.

Приказ составляется на листе формата А–4 без ошибок. Если документ содержит недостоверную информацию, работодатель рискует оказаться привлеченным к ответственности за взыскание без оснований.

При увольнении

Иногда на момент увольнения у сотрудника присутствует сумма задолженности по подотчетным суммам.

Если согласие с работника об удержании уже было взято, и приказ по предприятию издан, с расчетных сумм также производится взыскание в размере не более 20%.

Остаток задолженности работник может добровольно внести в кассу предприятия при получении расчета при увольнении.

Для этого бухгалтер печатает расходный и приходный кассовый ордер одновременно.

Когда сумма задолженности выявлена непосредственно в момент увольнения, работодателю необходимо придерживаться той же схемы действий, что с работающим сотрудником.

Сумму долга он может взыскать уже после его расчета.

Для этого необходимо обратиться сначала с исковым заявлением в суд, потом с постановлением суда к судебным приставам исполнителям.

По теме удержания из зарплаты неизрасходованных подотчетных сумм сделаем несколько основных выводов:

  • Работник может внести сумму задолженности добровольно через кассу предприятия по приходному кассовому ордеру.
  • Удержать долг можно в размере не более 20% с зарплаты за месяц. Процент удерживается с начисленной заработной платы за минусом НДФЛ.
  • Для удержания подотчета необходимо заручиться согласием работника и издать соответствующий приказ.
  • При отсутствии желания платить долг, работодатель вправе взыскать его через судебный орган. Тогда удержания будут производиться уже на основании исполнительного документа.

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:

+7 (499) 653-60-72 доб.445 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 426-14-07 доб.394 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

Задайте вопрос бесплатно здесь — если вы проживаете в другом регионе.

Деньги под отчет: что изменилось в правилах выдачи

Кто имеет право получать деньги

Каждый работодатель, согласно ч. 1 ст. 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязан организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной деятельности. Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам должен определить глава компании. Он может издать приказ со списком лиц, обладающих правом на получение денежных средств из кассы организации.

Подотчетными являются лица, которым организация или ИП выдает деньги для выполнения поручений и которые обязаны предоставить отчет об их использовании. Подотчетными лицами могут выступать любые работники предприятия

Как получить деньги

До 19.08.2017 г. работник для получения денег под отчет должен был направить в бухгалтерию или отдел кадров заявление, в котором указывалась необходимая сумма и пояснение, на что она будет потрачена.

Однако с 19 августа стало проще выдавать подотчетные. Поправки предусмотрены Указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У. С указанной даты заявление предоставлять не обязательно. Для выдачи денег достаточно приказа директора или другого распорядительного документа компании. Форма такого документа — произвольная. Но в нем обязательно должны содержаться следующие реквизиты:

  • Ф.И.О. подотчетного лица;
  • регистрационный номер документа;
  • о сумме наличных денег;
  • о сроке, на который выдаются наличные деньги;
  • о назначении (не обязательно);
  • подпись директора и дата.

Ниже представлены новые образцы для подотчета с 19 августа.

Заявление от работника

Приказ о подотчетных лицах

Какую сумму можно выдавать под отчет

В РФ все расчеты в национальной валюте, которые осуществляются в рамках одного договора, не должны превышать 100 тыс. рублей. Указание на это имеется в п. 5 и 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У.

Считается, что это ограничение превышать нельзя. Но есть и свои нюансы. Этот лимит на расходы установлен только для расчетов с другими организациями и ИП (см. п. 6 Указаний ЦБ РФ № 3073-У). А на расчеты с физлицами, которыми в данном случае выступают сотрудники предприятия, он не распространяется. Сюда входит заработная плата, социальные выплаты, личные нужды руководителя организации и выдача денежных средств под отчет. В этом случае выдача большей суммы не будет считаться нарушением кассовой дисциплины.

Необходим ли отчет за полученную сумму

Согласно п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 г. № 3210-У, до 19.08.2017 г. нельзя было выдавать деньги под отчет, если сотрудник не предоставил отчет о ранее полученных суммах.

Но ЦБ внес изменения в подотчет. Теперь подотчетные можно выдавать, даже если работник не погасил задолженность по ранее выданным денежным средствам. Однако это не значит, что оформлять авансовые отчеты по израсходованным суммам сотрудникам больше не нужно. Отчетные документы о потраченных деньгах работник в обязательном порядке должен передать в бухгалтерию.

Сроки отчета

Законодательно конкретный срок, в течение которого сотрудник должен подать отчет о потраченных деньгах, нигде не установлен. Поэтому он указывается, как правило, в приказе работодателя.

Согласно п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, работник обязан предоставить отчет по полученным суммам не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы.

Если же срок возврата установлен не был, сотрудник должен сдать отчет в тот же день, в который их получил. Указание на это имеется в письме ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704.

А вот для командировочных расходов существуют особые условия авансового отчета. Согласно п. 26 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, сотрудник отчитаться по ним обязан в течение 3-х рабочих дней со дня возвращения.

Изменяем положение о ведении кассовых операций

Изменения по подотчетным суммам в 2018 году коснулись и документации. Так как с 19 августа 2017 года порядок выдачи денег в подотчет изменился, предприятиям следует обновить положение о работе с подотчетными суммами.

Сотрудники могут получать подотчетные средства наличными в кассе предприятия. Также компания может перевести деньги на банковскую карту, в том числе на зарплатную карту работника (см. Указание № 3073-У, письмо Минфина России от 25.07.2014 № 03-11-11/42288). Чтобы это стало возможным, порядок расчета с подотчетными работниками следует зафиксировать в учетной политике компании.

Через кассу деньги выдаются согласно следующим требованиям:

  1. При оформлении кассовых документов бухгалтер обязан руководствоваться положениями указания № 3210-У.
  2. Деньги подотчетному лицу выдаются на основании приказа (или иного распорядительного документа) или его письменного заявления. Согласно письму ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064, приказ должен быть подписан директором, в нем должна быть указана дата и регистрационный номер.
  3. Срок, на который выданы подотчетные средства, устанавливается в распорядительном документе на их выдачу. Срок отчета, согласно абз. 2 п. 6.3 указания № 3210-У, составляет 3 дня. В течение этого времени подотчетник должен отчитаться или вернуть деньги организации.
  4. Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером. Возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами. Деньги в подотчет могут выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту заявителя (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетник тоже может путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Однако возможность безналичных подотчетных расчетов должна быть закреплена в учетной политике.
  5. Лимит сумм, которые можно выдать в подотчет, не установлен. Поэтому предприятие вправе выдать подотчетному лицу деньги в любой сумме. Лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору) необходимо учитывать только при расчете между предприятиями.
  6. Выдача денег в подотчет лицу, у которого имеется задолженность по подотчетным суммам, с 19.08.2017 не является нарушением закона.
  7. Организации и ИП могут выдавать деньги в подотчет не только тем работникам, которые трудятся на основе постоянного трудового договора, но и тем, кто состоит с предприятием в гражданско-правовых отношениях (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859).
  8. Выдача из кассы в подотчет оформляется проводкой Дт 71 Кт 50. Также можно указать Дт 71 Кт 51 при переводе денежных средств на карту.

Главные правила

Подведем итог вышесказанного:

  1. Под отчет может быть выдана любая сумма.
  2. С 19.08.2017 г. работнику для того, чтобы получить деньги под отчет, достаточно распоряжения главы компании. Заявление можно не писать.
  3. Также про подотчетные лица изменения 2018 говорят, что с 19.08.2017 г. получить наличные под отчет они могут, даже если не погасили задолженность по прошлому авансу.
  4. Подотчетные суммы можно переводить на банковские карты.
  5. С 19 августа 2017 году нужно обновить локальные акты о расчетах с подотчетными лицами.

Ответственность

Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. Ведь за нарушение этого порядка грозит немаленький штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

  • для организации — от 40 000 руб. до 50 000 руб.;
  • для ее должностных лиц и ИП — от 4000 руб. до 5000 руб.